Тайм-менеджмент. Найди свой метод управления собой

Время – наш основной и самый ценный ресурс. По сути, мы не можем им управлять, но можем организовать себя так, чтобы быть в “потоке” и во времени. Сегодня на книжных полках можно найти множество методов, принципов и тактик по улучшению качества жизни, за счет организации своего “временного поля” или “тайм-менеджмента”, куда входят и наши ежедневные привычки и текущие задачи, большие цели и бытовые вопросы.

Казалось бы, что сложного – взять ручку, блокнот и расписать график на сегодня, завтра, ближайшую неделю, год. Открыть заметки в телефоне или скачать планер, например. Поставить цели, разбить на задачи и последовательно решать их; что мы увидим? Все решается, ничего не забывается, еще и остается время. Но так же не интересно! Куда проще метаться от одного дела к другому, от одной задачи к другой и, по факту – ничего не успевать. А еще можно себя поругать, но проснуться утром и продолжить “потерянный” курс. Или открыть для себя, так называемый “тайм-менеджмент” (time management).

Что такое тайм-менеджмент?

Time-management
(с английского “управление временем”) – это эффективное планирование деятельности, направленное на повышение результативности, грамотное распределение ресурса и времени.

Конечно, прямой перевод знает каждый человек. Предполагается, что тот, кто освоил эту науку, способен сам быть хозяином своего времени, самостоятельно ставить цели и задачи. Определять приоритеты, успешно планировать и решать все поступающие вопросы. Но самое главное, он знает секрет – как делать меньше и успевать больше.

Знания основ тайм-менеджмента вам нужны для того чтобы:

• Жить “полной грудью”, находя время не только на работу;
• Уметь грамотно распределять временной ресурс на личное и профессиональное, на срочное и неприоритетное;
• Знать разницу между важным и несущественным делом;
• Осмысливать и понимать свое движение по жизни, переносить навыки планирования времени на другие ее аспекты;
• Перейти на качественно новый уровень жизни полный мотивации, энергии и эффективности.

Однако, сегодня мы не будем говорить вам “как и что надо делать, чтобы все успевать и не утонуть в прокрастинации”, а рассмотрим некоторые базовые принципы управления временем и методики, ознакомившись с которыми вы сможете выбрать подходящую именно вам.

Основные принципы тайм- менеджмента

Принцип планирования

Четкий план вашей деятельности всегда принесет пользу, как минимум, в виде собственного KPI. Поэтому планируйте! Возьмите блокнот или откройте заметки в телефоне, хотите, пишите на стене – неважно. Распишите свой день, будете знать последовательность действий – сэкономите время и энергию. Обозначьте и зафиксируйте цель, а путь к ней разбейте на задачи и подзадачи – это и будет ваша программа к успеху.

Принцип SMART

SMART. Все слова в этой аббревиатуре – есть критерий эффективности. Стратегическое планирование нерентабельно без грамотно поставленной цели. Согласно этому принципу, цели необходимо быть: Конкретной (Specific);
Измеримой (Measurable);
Достижимой (Attainable);
Актуальной (Relevant);
Ограниченной по времени (Time-bound).

Принцип SMART актуален для постановки рабочих целей. Уже в момент целеполагания такая система помогает собрать все входящие данные воедино, установить оптимальные сроки, определить наличие ресурсов, поставить точные, конкретные задачи.

Принцип структурирования

Планируя путь к цели, вы задаете свой темп, определяя точечные задачи и последовательно выполняя их, тем самым сильно сокращая свои трудозатраты и потраченное время. Делите большие и сложные задачи на маленькие и емкие, выполняйте постепенно, определив этапы, порядок и сроки выполнения.

Главное – фиксируйте. Попробуйте применить диаграмму Гранта – все задачи вашего большого проекта укажите вместе со точными сроками осуществления, временем завершения и последовательностью. Планирование и декомпозиция, в свою очередь, позволит не терять общей картины, не опускать руки и оставаться в рамках своего менеджмента времени.

Принцип приоритетов

Есть цель, есть задачи. Теперь важно их правильно распределить по приоритету. Брайан Трейси предлагает «съесть лягушку на завтрак», что означает – сначала сделать самое сложное, не перенося на обед ужин и “завтра”, ведь если начинать рабочий день с самых трудных задач, то остальные дела пойдут гораздо легче. Но это лишь один из подходов – выберите тот, который подходит именно Вам.

Методы тайм-менеджмента

1.  “Метод помидора” или “Система 25 минут”

Был придуман Франческо Чирилло, который он применял во время подготовки к экзамену. А свое название метод получил из-за будильника в виде помидора.
Суть. Работа и отдых разбиваются на циклы

• 25 минут работа – 5 минут отдых = 1 цикл.
• 4 цикла = 30 минут перерыв.

Такой способ облегчает сложные, особенно монотонные задачи, за счет временной разбивки, что позволяет сделать их продуктивнее.

2.  Метод “90 на 30”

Принадлежит Тони Шварцу, согласно методу, рабочему времени выделяется 90 минут, а 30 минут занимает отдых. Затем цикл повторяется. При этом первые циклы рекомендуются под приоритетные задачи.

Также есть разбивка на “52 и 17”, которая подойдет тем, кто не может “усидеть” полтора часа, сконцентрировавшись только на работе. Где, 52 мин – это работа, 17 – соответственно, отдых.

3.  Принцип 9 дел

Или “Принцип 1-3-5”. Хорошо может подойти для старта. Суть следующая, за день вы должны завершить:
1 дело – важное,
3 дела – средних,
5 дел – небольших.

Такой способ универсален, однако сформулирован больше в категории дел и задач, нежели временных интервалах.

4.  Принцип трех дел

Как вы уже догадались по названию, данный принцип похож на предыдущий. Суть – в день необходимо сделать три задачи, те что самые важные. При этом остальные отводятся на “задний план”.

Может стать отличным вариантом в тот момент, когда вы почувствуете что рутина начинает “съедать” и затягивать вас, отвлекая от действительно важных моментов и ключевых целей. Такой метод помогает расставить приоритеты, но есть одно “НО”, вам придется отложить второстепенные дела и не отвлекаться от них. Нужно отдать должное, иногда такая “перефокусировка” может быть полезна.

5. Техника временных блоков

Для многих составить список задач на день – обычное дело, только вот сами дела не успеваются, либо не отвечают KPI. Так происходит потому что обычный список задач не учитывает два момента: длительность выполнения каждой задачи и точное время преступления к ней. Метод временных блоков учитывает в тайм-менеджменте и то и другое.

Суть: выделять время на конкретное дело и в это время не заниматься ничем кроме него. Важно, чтобы дела можно было сделать за отведенный период, поэтому техника подходит больше тем, кто уже достаточно самоорганизован.

6. Метод GTD (Getting Things Done)

Придуман Дэвидом Алленом. Ключевая мысль – доводить дело до конца. Этот метод не только об управлении временем, но и работе с информацией в целом.

Если говорить тезисно, то:
1. Все записывается в одном месте (Inbox);
2. Полученная информация периодически сортируется по категориям;
3. Каждому пункту присваивается статус – важные, отложенные и т.д.;
4. Распределенные дела выполняются строго по намеченному плану.

Система отрицает феномен многозадачности: в один отрезок времени – одна задача. Всю полученную информацию в виде дел, задач, поручений и т.д. – необходимо зафиксировать. И, самое главное: воспринимать любое дело/событие – не как проблему, а как задачу, которую нужно решить.

7.  Метод ZTD (Zen to Done)

Метод, придуманный Лео Бабуата можно назвать упрощенной версией GTD. В его основе следующие привычки:

– Сбор информации в одном месте (тот же раздел входящие);
– Оперативная обработка поступающей информации;
– Организация информации по категориям;
– Списки дел должны быть компактными и понятными.
↓↓↓

– Планируйте дела, срочные и важные ставьте в приоритет, избавляйтесь от всего ненужного и лишнего;
– Сосредоточьтесь на одном, не распыляйте внимание;
– Организуйте свой режим и соблюдайте его;
– Делайте то, что любите.

8. Канбан

Канбан – от японского «рекламный щит, вывеска». Как правило, представляет собой схему, позволяющую наглядно увидеть рабочий процесс. Суть в трех разделах: “Надо сделать”, “Делается” и “Сделано”. Но здесь все зависит от проекта – вы смело можете добавлять те этапы/разделы/метки, которые считаете нужными.

В целом, система позволяет отслеживать статус выполнения задач. Главное преимущество такого способа – наглядность. Вы можете использовать интеллект-карту или простую маркерную доску и стикеры. Изначально метод был предназначен для контроля рабочего процесса на предприятиях, однако канбан отлично подходит и для личного планирования и легко комбинируется с другими подходами.

9. Zero Inbox

Главная идея – папка “Входящие” всегда должна быть пустой. Ежедневное распределение входящих задач, поможет соблюсти порядок в голове и делах, тем самым предупреждая “эффект снежного кома”. Метод был введен Мерлином Манном, применялся преимущественно для электронной почты, однако он вполне подходит для работы с документацией и просто с делами из разных аспектов вашей жизни.

10. Fresh or Fried

Чтобы быть с “холодной” головой сегодня, подготовьтесь вчера;
– перечень дел на завтра делается с вечера,
– важное и сложное решается в начале дня,
– в новом дне задачи выполняются строго по плану, в конце дня – готовится план снова.

Подходит всем, кто страдает “синдромом отложенной жизни” . Всем, кто постоянно откладывает дела на потом, а после бегает “как в огне”.

11.  Автофокус

Пожалуй, самый “щадящий” метод, особенно для творческих людей. Суть: вы можете ”интуитивно” выбрать те задачи, что вам по душе и первым делом, начать работать с ними. Если же вы не доделали задачу, вы можете отправить ее в конец списка и взять ту, которую хотите теперь.

У этого метода есть две стороны медали; фокус на себя – он важен, помогает раскрыть те аспекты в себе, которые вам действительно интересны, однако при этом вы не застрахованы от “расфокусировки”, поэтому неплохо включить в этот подход все же некоторые стратегические аспекты тайм-менеджмента.

12. Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр предложил распределить все дела на четыре группы, которые помогают рассортировать любое количество задач, разной степени сложности. Способ довольно прост – делаем общий список и проходимся по всем пунктам с вопросами: “Это важно?”, “Это срочно?”. Следующим шагом делим лист бумаги на 4 части, пишем дела в соответствующую ячейку:

1. Срочные и важные;
2. Срочные, но неважные;
3. Несрочные, но важные;
4. Несрочные и неважные.

Когда вы попадаете в прокрастинацию и не знаете с чего начать, какие дела поставить в приоритет, а какие отложить/забыть – вам поможет данная матрица тайм-менеджмента.

13. Система 4D

Принадлежит Эдварду Рэю, предполагает следующее:

• Do (сделать). То, с чем можете справиться только вы.
• Delegate (делегировать). Не успеваете, хотите освободить время для чего-то более важного, вы можете поручить дело тому, кто выполнит его хорошо за вас.
• Delete (удалить)
  Откажитесь от ненужных и не актуальных задач.
• Delay (отложить)
  Если вопрос сложный, но не требует решения сегодня, вы можете его отложить, при этом поставив ее решению срок.

14. Хронометраж

Глеб Архангельский предложил отличный метод поиска пропавшего времени:

1 этап – выяснить, на что вы тратите время. Каждые один-два часа фиксируйте все сделанное и анализируйте на что потратили драгоценные минуты..

2 этап – фиксируйте эффективность, выполненных дел в определенный промежуток времени.

После – действуйте. Увеличивайте промежутки с эффективными затратами, сокращайте временные траты, которые пусты. Обращаясь к данному методу периодически, вы сможете здраво оценивать свою продуктивность и своевременно вносить корректировки в процесс тайм-менеджмента.

15. Система Тима Ферриса

В ее основе два правила:

1. Принцип Парето – 80% дел можно сделать за 20% времени
2. Работа заполняет все отведенное на нее время (закон Паркинсона)

Основной вывод Ферриса: главное – концентрация на работе, а не количество потраченного на нее времени. Уделяя работе всего 20 процентов времени, но при этом концентрируясь на все 100 – вы можете сделать больше, чем в 80 непродуктивных процентах.

Система предложена для людей с преимущественно гибким графиком, однако руководствуясь данным способом вы вполне можете распределять и делать более продуктивно фактически любую другую работу с помощью грамотного тайм-менеджмента.

10 советов для тех, кто еще не определился

Мы рассмотрели основные принципы тайм-менеджмента и предложили 15 разных методов. Теперь можно выбрать подходящий или протестировать разные, пока не найдете комфортный для себя.

Для старта еще дадим несколько простых советов, возможно вам проще будет начать с них:

• 1 день = 1 задача. Ежедневные действия по направлению к цели, обязательно приблизят вас к ней. Минимум 60 минут в день – и вы уже на 10 шагов впереди.
• 1 месяц = 1 цель. Таже суть, но на масштабы побольше. Цель максимум разбейте на задачи минимум, выполняемую за месяц.
• Правило о 2-х минутах. Часть метода GTD – если дело не занимает более 2-х мин. – сделайте и забудьте.
• Способ 10-ти минут. Когда нет желания браться за задачу, но надо, себя можно успокоить 10-ю минутами. Возможно этого вам хватит, чтобы втянуться в работу и уже легко продолжить.
• “Ешьте лягушку на завтрак” тогда вам не придется откладывать и переживать, а второстепенные дела решаться проще и быстрее.
• Чередуйте. Как говорится: смена деятельности – это тоже отдых. Разбавляя монотонную работу другими делами, вы сможете оставаться в ресурсе и быть более продуктивными.
• Делегируйте и упрощайте. Так, например, часть дел в рабочей или домашней рутине можно делегировать или распределять. Плюс, для ускорения самых разных процессов, сегодня есть сервисы сильно упрощающие жизнь.
  

  анализируйте и развивайтесь

• Анализируйте. Что успели сегодня, а что нет. Почему не справились? Где “прокрастинация” победила и почему. Делайте выводы и меняйте подход в лучшую сторону.
• Ставьте сроки. Ничто так не мотивирует, как дедлайн. Ставя для ваших задач точные сроки, вы сможете не только успевать все задуманное и должное, но и перейти с самодисциплиной на “ты”.
• Избавляйтесь от ненужного. Периодически устраивайте “расхламление”, наводите порядок в вещах и голове. Когда все по полочкам, не нужно искать и тратить драгоценное время. Это тоже важная часть вашего менеджмента времени.
• Развивайтесь. Не ограничивайте круг своей занятости только работой; в противном случае вам грозит выгорание. Растите разносторонне, пробуйте новое. А о том, как добиться успеха на работе и в жизни – читайте в статье.

Смело используйте инструменты по тайм-менеджменту, находите комфортные для вас и достигайте личных и профессиональных успехов. Результат не заставит себя ждать!

немного о мифах

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента панацея от всех проблем и что, в одночасье, вы станете сверхчеловеком! Потому что:

А. Мы не можем управлять временем, но в силах взять контроль над своим я.
Б. Вы не станете работать больше, вы будете делать эффективнее. А успевая что-либо больше, в одну единицу времени, вы работаете меньше.
В. Тайм-менеджмент – не панацея, к сожалению, он не поможет вам, если вы неправильно ставите цели, принимаете необдуманные спонтанные решения.
Г. Тайм-менеджмент – подходит всем, но в разных пропорциях и подходах.
Д. Идеально не бывает, а любые привычки приживаются не с первого дня, но вы втянетесь, вначале всегда тяжело, но со временем такая система войдет в ваш образ жизни.

А на этом все. Развивайте денежное мышление вместе с Ильей Ситновым. Подписывайтесь на нашу рассылку здесь и в яндекс.дзен. Потому что так вы не будете пропускать полезные материалы.