Ежедневно мы можем тратить непродуктивно более 70% своего времени, постоянно откладывая на потом важные дела и отвлекаюсь на разные мелочи. Неорганизованность лишает нас карьерного роста, успехов в учебе и других сферах жизни. Научитесь планировать свой день, чтобы все успевать и проводить больше времени так, как вам хочется.
Содержание статьи
Современный темп жизни заставляет нас бежать изо всех сил, чтобы лишь остаться на месте. В момент, когда мы это осознали, пришло время тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент — это техники наиболее эффективного использования времени, предполагающие умение анализировать задачи, расставлять приоритеты, контролировать достижение целей.
Сегодня, когда время — исчерпаемый и дефицитный ресурс, его методикам обучается огромное количество сотрудников ведущих компаний по всему миру. Теперь есть десятки эффективных методик, советов и даже приложений, которые помогут управлять временем и проводить его с пользой.
Как планировать свое время и все успевать: советы
Чем отличаются от других действительно успешные люди? Тем, как много они успевают. Вспомните всех президентов, публичных личностей, артистов, спортсменов, выигрывавших на серьезных соревнованиях. Успех каждого из них сопоставим с тем, как много они делали ежедневно. Делимся советами о том, как поправить ситуацию, если вы ничего не успеваете.
Поймите, где вам удобно планировать
Возможно, для вас до сих пор лучшие инструменты — это блокнот и ручка. Для кого-то это exel-таблицы на компьютере, кому-то нравится Google-календарь. В последние годы появились десятки приложений для ведения списка дел как на день, так и на месяц, постановки целей на год и т.д. Некоторые из них напоминают о делах, другие позволяют отслеживать количество времени, которое ушло на задачу. Среди проверенных вариантов Google Tasks, Any.do или Trello.
Планируйте вечером
Набросайте дела в общих чертах, не нужно писать обо всем в деталях. Утром можно будет пересмотреть, дополнить тем, о чем забыли накануне, разобраться с тем, что предстоит. Запишите даже небольшие задачи: они могут неожиданно занять половину дня и стать причиной опозданий и просроченных дедлайнов. Кроме того, у вас появится общая картина вашей деятельности. К примеру, вы весь день отвечали на письма, но не успели доделать важный проект. Вы сможете понять, что пошло не так.
Расставляйте приоритеты
Определите критерии важности и расставьте приоритеты. Делайте то, что для вас важно, что нужно сделать, чтобы достичь целей, что необходимо сделать сейчас. Отметайте бесполезные дела, которые не приносят удовольствия. Безжалостно откладывайте несрочные задачи, которые просто кажутся вам проще и привлекательнее. Делайте в первую очередь самые скучные, сложные, но важные дела. После этого с чистой совестью переходите к более приятным задачам. Не забывайте поощрять себя за выполненные планы: купите новую книгу, посмотрите новый фильм в кино, выпейте чашку чая в любимом кафе и т.д.
Используйте правило 1-3-5
Планируйте на день одну масштабную задачу, занимающие много времени, 3 средних и пять небольших. Нам иногда кажется, что нужно успеть всё и сразу. Так вот, как много мы не хотели бы сделать, у всего есть лимиты, и у наших сил в том числе. Возможно, какой-то промежуток времени удастся работать 14 часов в сутки, но потом организм обязательно сдастся.
Лучше распределять нагрузку равномерно: как правило, чтобы достичь чего-то нужно пробежать марафон, а не стометровку. Вы не обрадуетесь, если сойдете с дистанции слишком рано.
Советы от знаменитостей
Техника Бенджамина Франклина
Будучи сыном ремесленника и подрабатывая в типографии брата, он стал ведущим публицистом, ученым и дипломатом. Он вошел в историю как человек, участвовавшим в создании важнейших исторических документов. До сих пор в США его видят на 100-долларовых купюрах.
Еще в юности он создал пирамиду продуктивности – свой алгоритм управления временем. В основании пирамиды лежат жизненные принципы, которыми вы руководствуетесь. Затем шли глобальные, жизненные цели, а за ними стратегии их достижения, то есть генеральные планы. В середине пирамиды были долгосрочные планы на 3-4 года, а на самой вершине планы на год. В записной книжке Франклина 13 страниц отводилось для основания, а каждый день в ежедневнике он писал о том, что у него удалось, а что не получилось.
Метод Стивена Кови
Стивен Кови стал всемирно известным экспертом в области менеджмента и написал книги, ставшие бестселлерами. «Семь навыков высокоэффективных людей» была написана еще в 1989 году, а спустя 15 лет она обрела популярность.
Кови говорит о том, что очень важно постоянно самосовершенствоваться, рассказывать о своей жизненной позиции. Кроме того, успех обретают те, кто стремится к взаимовыгодной деятельности. Он обращает внимание на то, что нужно четко представлять конечную цель, уметь слушать и расставлять приоритеты.
Помочь расставить приоритеты поможет простая схема, позаимствованная у 34-го президента США. Все задачи делят на группы. Это срочные и важные, не срочные, но важные, срочные, но неважные, несрочные и неважные.
Успешные люди в первую очередь выполняют задачи первого и третьего типа, потом приступают к делам второго типа и вычеркивают или делегируют все остальные. При этом больше всего сил они тратят на не срочные, но важные дела, так как чаще всего именно они задают вектор движения.
Способ Глеба Архангельского
Коуч, эксперты в области тайм-менеджмента, Глеб Архангельский рассказывает о возможных приемах максимально доступно и адаптирует их к современным реалиям.
Во-первых, по мнению Глеба Архангельского нужно съесть «Лягушку», то есть сделать скучную задачу с утра. Тогда они не будут напрягать весь оставшийся день, а дела постепенно придут в порядок. Во-вторых, нужно делать «якоря», то есть привязывать музыку, пространства, свет и прочее к каким либо процессам. Это поможет быстро настроиться на решение каких-либо задач или начать отдыхать, не думая о работе.
В-третьих, ешьте слона по частям. Нас часто пугает масштабность, поэтому стоит разбивать большие задачи на маленькие.
На этом все! Развивайте денежное мышление вместе с Ильей Ситновым. Подписывайтесь на нашу рассылку здесь и в Яндекс.Дзен чтобы не пропускать полезные материалы.
